Kontakt oss!

Velg riktig ERP-leverandør

Gjør man en god jobb med å analysere egne prosesser og beskrive ønsker og målsetninger, så vil jobben med å finne riktig ERP-system bli enklere. Dette blir da sjekklisten dere bør bruke for å avstemme at det potensielle ERP-systemet leverer på det dere trenger og ønsker.

Det kan også være lurt å gjøre litt research før man kaster seg over første og beste alternativ. Prøv å finne ut hva konkurrenter eller sammenlignbare selskaper benytter, og ta gjerne en telefon for høre deres erfaringer. Senere i prosessen blir også sjekk av referanser viktig. Leverandøren bør selv oppgi relevante referanser dere kan kontakte.

I møte med potensielle ERP-leverandører så legg spesielt merke til hvor interessert de er i å lære om virksomheten din og hvordan dere jobber. Tar de seg tid til å få innblikk i hverdagen deres, prosesser og behov, eller durer de rett på med PowerPoint og demonstrasjoner? Bruk også magefølelsen. Dere står ovenfor et langvarig forhold, så det er viktig at kjemien stemmer.

Be om tilbud og still gjerne kontrollspørsmål for å forsikre at det ikke er skjulte kostnader som kommer overraskende på i etterkant. Kontroller at tilbudet dere har fått ivaretar alt fra kravspesifikasjonene deres.

Be også om informasjon om prosessen frem til implementering, og hva man kan forvente i etterkant med tanke på supportavtaler, lisenser, konsulenttjenester og opplæring.

Nøkkelferdig standard ERP-system eller skru selv?

På markedet finnes alt fra enkle forretningssystemer til avanserte løsninger som kan tilpasses inn i evigheten. Hva som er riktig for akkurat din virksomhet vil avhenge helt av hva du kom frem til i internanalysen og hvilke målsetninger dere har.

Fordeler med nøkkelferdige ERP-system:

    • Raskere å implementere
    • Raskere å komme i gang
    • Kostnadseffektivt
    • Ingen eller få tilpasninger
    • Enkelt å oppgradere

En ulempe med nøkkelferdige løsninger kan være følelsen av mindre fleksibilitet og kreativitet. Dette avhenger selvsagt av hvilken type virksomhet man er og hva man forventer og ønsker. Ofte sitter man med en følelse av at det man driver med er helt unikt, men om man skreller ned til prosesser og oppgaver, så er mye ganske likt. Eksempelvis har det ikke nødvendigvis så mye å si om man selger klær eller båter – prosessene rundt innkjøp, ordre, lager, salg og fakturering er de samme. Se derfor gjerne etter ERP-systemer som er spesialisert mot enkeltbransjer- eller områder. Slike leverandører vil da bruke all sin tid på å utvikle løsninger og moduler som med stor sannsynlighet kan komme deg til gode.

Har man spesielle behov, selskapet er stort, komplekst eller det foreligger store vekstambisjoner og gjerne mot ulike bransjer, så kan et spesialtilpasset system være veien å gå.
Fordelene er altså mulighet for å tilpasse dine arbeidsprosesser og til å være mer kreativ.

Det er likevel verdt å ta med seg at spesialtilpassede ERP-systemer har sine ulemper, eksempelvis:

    • Mer komplekst, tidkrevende og kostbart å implementere
    • Mer komplekst, tidkrevende og kostbart å oppgradere
    • Kan være mer sårbart ettersom det er unikt, og eventuelle feil og mangler ikke er ut av boksen å rette opp.
    • Mer avhengig av konsulenter

De ansatte med på lag

Uansett hvilket ERP-system man lander så, så er det viktig å passe på at de ansatte er godt informert og motivert for prosessen. Implementering av nytt system påtvinger alltid endringer i den daglige driften, og spesielt de som blir direkte berørt må ivaretas på en god måte.

Mangel på informasjon er ofte en kilde til intern motstand og motvilje. Kanskje frykter medarbeidere at arbeidsoppgaver eller stillingen deres kan være i fare. Invester nok tid i opplæring og aksept av nytt system. Involver gjerne leverandøren tidlig gjennom workshops, demonstrasjoner mm.

Sett av tid og ressurser

Et ERP-system vil alltid kreve tid og ressurser, også fra din bedrift. Det anbefales alltid å utpeke nøkkelpersoner som får ansvaret for implementeringen fra virksomhetens side og inngår således i «team» med prosjektleder og øvrige ressurser fra leverandøren.

Hastverk er lastverk er det noe som heter. Ofte er man optimistiske i sine anslag på når det skal være ferdig implementert. Sett heller et litt raust tidsperspektiv og bli positivt overrasket dersom man kommer i mål før.