Syv tegn på at det er på tide å bytte forretningssystem

På ett eller annet tidspunkt blir systembytter uunngåelig for de aller fleste varehandelsbedrifter.

Her gir vi deg de syv sikreste tegnene på at det er på tide å sondere mulighetene.

Å bytte forretningssystemer er en stor beslutning, men det er også en naturlig konsekvens av at du eller markedet har endret seg. Som regel er det fordi du har vokst deg ut av det eksisterende systemet eller at kundene etterspør funksjoner som ikke er mulig å få til uten å få et nytt system.

Etter å ha møtt et tusentalls bedrifter siden vi etablerte oss på 90-tallet, har vi bemerket oss syv tegn du bør være spesielt oppmerksom på. Kjenner du deg igjen i disse kan det nemlig være på tide å sjekke ut mulighetene som finnes der ute.

Den samme informasjonen må legges inn i flere systemer
Dere har manuell håndtering av ordre, tilbud og/eller faktura
Viktig informasjon ligger i hodet på de ansatte – ikke i systemet
Systemene snakker ikke sammen
Du har mistet kontrollen på hvem som skal ha hva til hvilken tid
Økt omsetning spises opp av økte lønns- og systemkostnader
Du har aldri tid til de verdiskapende ideene

1. Den samme informasjonen må legges inn i flere systemer

Driver du med varehandel i en eller annen form, enten det er direkte til sluttbruker, en forhandler eller begge deler, så benytter du deg garantert av:

Et økonomi- eller regnskapssystem
Ett eller flere systemer for produktregistrering, ordre og innkjøp

Mest sannsynlig benytter du eller dine ansatte seg også av deg også av andre systemer for å få jobben gjort. Veldig ofte ser vi at mengden systemer skaper mer manuelt arbeid enn nødvendig, fordi systemene ikke snakker så godt sammen. Det er for eksempel vanlig at de ansatte må legge inn den samme informasjonen i flere systemer, som er den mest utbredte og unødvendige tidstyven av dem alle.

Les også: Seks spørsmål du bør stille deg selv før du bytter ERP-system

2. Dere har manuell håndtering av ordre, tilbud og/eller faktura

I etableringsfasen av bedriften kan det ha vært enkelt å opprette tilbud, sende ordrebekreftelser, endringsmeldinger og fakturaer. Men i takt med veksten har dette blitt mer komplisert.

Tenk på hvordan denne jobben gjøres i bedriften din i dag. Hvor mange ledd er det i prosessene og hvem gjør jobben? Hvordan sendes det ut til kunden? Hva skjer dersom en ordre er forsinket? Hvordan opprettes fakturaen?

Dette er typiske oppgaver som en god ERP-løsning skal gjøres automatisk, uten behov for manuell innblanding. Likevel er det overraskende mange som fortsatt

bruker hele årsverk på denne jobben – og de ser nok frem til å kunne bruke tiden sin på mer verdiskapende oppgaver.

3. Viktig informasjon ligger i hodet på de ansatte – ikke i systemet

Om du er redd for at en ansatt skal bli syk eller slutte, så er sjansen stor for at du har blitt for personavhengig – i alle fall dersom frykten kommer av at du er redd for at viktig informasjon skal forsvinne.

Vi mener at det det skal være enkelt for de ansatte å dele kunnskap og informasjon gjennom systemet, slik at de slipper å sitte med alt i hodet. Det skal være enkelt å dele og hente ut dokumentasjon som avtaler, ordre og rutiner. Er det ikke det i dag, så er det på tide å få et nytt ERP-system.

4. Systemene snakker ikke sammen

Vi har allerede nevnt dobbeltregistrering som et eksempel på at systemene man bruker ikke er gode nok. Noen ganger er det mulig å utvikle integrasjoner som kobler systemene sammen, noe som selvsagt hjelper. Men ofte ser vi at slike integrasjoner ikke er stabile, og oppgraderes det ene systemet, så følger ikke nødvendigvis det andre med.

Les også: Ni år med samarbeid – ni år med oppetid

Systemkompatibilitet er et område du ikke bør overse, og hvis forretningssystemet ditt ikke har gode, velfungerende integrasjoner mot solide tredjeparter, tar du en stor risiko som kan få en negativ påvirkning for bedriften din. Det skumle er at du ikke nødvendigvis skjønner at noe er galt før det har gått lang tid.

5. Du har mistet kontrollen på hvem som skal ha hvilken vare til hvilken tid

Når omsetningen og ordreinngangen øker, blir virksomhetens kanskje største utfordring å sørge for at rett vare sendes til rett kunde til rett tid. Er denne informasjonen lagret i hodet på de ansatte, på post-it lapper, eller i et excel-ark, er det en ganske stor sjanse for at alt ikke vil gå etter planen.

Konsekvensen er i verste fall at kundene blir misfornøyde, du får et dårlig rykte i markedet og/eller at de ansatte blir frustrerte og føler at de ikke får gjort jobben sin godt nok. Informasjonsstyring og kontroll er en oppgave for forretningssystemet. Fungerer det ikke godt i dag, så er det et tegn på at du bør se deg om etter et annet.

6. Økt omsetning spises opp av økte lønns- og systemkostnader

De fleste føler på voksesmerter på ett eller flere tidspunkt, og smertene kan vise seg på flere måter. Et klassisk tegn på at noe ikke er helt som det skal, er når

omsetningsveksten ikke resulterer i bunnlinjevekst.

Med mindre det skyldes strategiske beslutninger, som investeringer i forskning og utvikling, er det en sjanse for at du har pådratt deg økte lønnskostnader som presser ned marginen. Å ansette nye mennesker kan være et fantastisk grep for å ta bedriften til neste nivå, men dessverre ender det ofte med at de nyansatte må gjøre manuelle rutineoppgaver som kunne vært automatisert.

7. Du har aldri tid til de verdiskapende ideene

Dersom du føler at du løper fra den ene oppgaven til den andre eller bruker mye tid på brannslukking, sier det seg selv at du ikke har tid til å utforske nye, spennende ideer.

Noe stress og brannslukking vil alltid være en del av hverdagen, men om det blir for mye av reaktivt arbeid, så er det et klassisk tegn på at du bør rette søkelyset mot systemene dine.

Les også: Fra svømmehallen til det internasjonale markedet

Husk at forretningssystemet skal være en vekstdriver, ikke en veksthemmer

Vi utviklet vårt første forretningssystem på 90-tallet. Selv om verden har endret seg mye siden den gang, ser vi at mange varehandelsbedrifter fortsatt befinner seg i situasjoner hvor forretningssystemet hindrer veksten, fremfor å bruke det som en mulighet til å vokse videre.

Basert på vår erfaring er det ofte to årsaker til at det er slik. Enten har du vokst ut av systemene dine, eller så har du valgt å prioritere andre deler av virksomheten som bidrar til vekst, uten at disse bidrar til bedre prosesser.

For varehandelens del handler det gjerne om å utvikle alt det kunden ser. Nettbutikken, markedsføringen og kjøpsopplevelsen er typiske områder som får mye oppmerksomhet i utviklingen av bedriften.

Infrastrukturen, altså de sentrale prosessene rundt ordre, logistikk, innkjøp og fakturering får mindre oppmerksomhet. Sjansen er stor for at du på et eller annet tidspunkt vil miste balansen fordi du blir for framtung, og de syv tegnene i denne artikkelen er symptomer på at du vipper i feil retning.

Få en mer effektiv hverdag med oss

Det lønner seg å ta grep på systemsiden før du opplever klager fra kundene, stressede ansatte og kaotisk arbeidsflyt. Om du ønsker å få hjelp med å se på dine prosesser, kan du ta kontakt med oss gjennom å fylle ut skjemaet under. Det er naturligvis gratis og uforpliktende, og vi lover deg at du sitter igjen med konkrete grep du kan ta for å få en enda mer effektiv hverdag.