Verdien av prosjektledere med brukererfaring
Visste du at flere av våre ansatte har vært i dine sko? I denne artikkelen får du møte to av våre kolleger som har kommet til oss fra brukersiden av Multicase – og hvorfor vi mener at denne erfaringen er så viktig når du skal implementere et nytt forretningssystem.
Vi skjønner godt at det kan virke både skummelt og overveldende å bytte et forretningssystem. Selv om du har gjort en grundig prosess og er overbevist om at du har tatt et riktig valg, vil det være en liten stemme i bakhodet som sier:
Hva om jeg ikke får det jeg er ute etter? Hva om systemet ikke blir noe bedre enn det jeg har fra før? Hva om det blir noe helt annet enn det jeg forespeiler meg?
Dette er bekymringer vi har følt på selv, for mange av våre ansatte har brukererfaring fra kundesiden. Faktisk er det slik at alle prosjektledere, som tar over stafettpinnen når kontrakten er signert, har også vært kunde av oss. Noen har jobbet med lagerprosesser, andre med innkjøp eller grunndata. Fellesnevneren er at de har vært i din situasjon – mer enn én gang.
Les også: Seks spørsmål du bør stille deg selv før du bytter ERP-system
Å svare opp spørsmål vi selv har hatt
To av de du kan møte hos oss er Trond Iversen og Wivi-Ann Karlsen, som begge er involvert i onboardingen av nye kunder.
Trond leder avdelingen som har ansvaret for å implementere systemet for nye kunder. Første gang han kom i kontakt med Multicase var helt tilbake i 2007, da han drev sin egen handelsbedrift. Noen år senere fikk han ansvaret med å implementere systemet i en kjede med 18 butikker.
Trond Iversen i Multicase har verdifull erfaring fra brukersiden.
– Jeg erfarte at det var mange måter å bruke Multicase på. Derfor er det så viktig for oss at prosjektlederne har erfaring fra kundesiden. Det er lett å sette seg inn i kundens perspektiv når de skal bytte system, fordi vi har alle vært gjennom prosessen selv, sier han.
Wivi-Ann har en lignende historie som Trond. Etter å ha benyttet seg av Multicase i mer enn et tiår, hos to ulike bedrifter, har hun ervervet seg mye erfaring med systemet. Ikke minst har hun opplevd mange av de samme bekymringene og tankene som omfavner et systembytte. Som prosjektleder med ansvar for å driftsette Multicase hos kunden, er dette viktige erfaringer å ha med seg.
– Jeg var blant annet ansvarlig for å finne et nytt forretningssystem som skulle erstatte det eksisterende, og jeg var med på implementeringen da vi valgte Multicase. I den prosessen følte jeg veldig godt på usikkerhet og skepsis. Man er alltid redd for å få et system som er dårligere enn det man ser for seg, og i verste fall dårligere enn man hadde fra før, sier hun, og legger til:
– Jeg tror nok at mine erfaringer kan betrygge kundene. Alle spørsmål, bekymringer og tanker de har underveis i prosessen, har jeg også hatt.
Slik er onboardingen av nye kunder i Multicase
Prosjektavdelingen holder deg i hånden hele gjennom reisen, fra kontrakt er signert til løsningen er satt i drift.
En prosjektleder har ansvaret for å lose deg gjennom oppstart og oppsett til driftsstart. Hver eneste uke har vi milepæler og statusmøter for å få alt på plass, enten det handler om å få kunder og leverandører inn i systemet eller oppsett av en webshop.
Den dagen vi går live vil vi være fysisk tilstede hos deg for å hjelpe deg med å komme i gang – og vi blir gjerne i noen dager for at dine ansatte skal bli helt trygge på systemet.
Det handler om å levere løsningen du trenger
Bytte av forretningssystem er forhåpentligvis noe du sjeldent trenger å gjøre. Når du først tar beslutningen er det derfor mye nytt å forholde seg til, og da er det fort gjort å ha det gamle systemet i bakhodet når du skal sette opp en ny løsning.
– Selv om det er mange grunner til at bedrifter bytter et forretningssystem, ser vi at det er en del ting som går igjen. For eksempel er det mange som sliter med å vite hvilke lagervarer som er tilgjengelig for salg, og mange bruker mye tid på å plukke varer de ikke har eller som er låst opp i andre ordre, sier Wivi-Ann.
Å holde hardt fast på det gamle systemet, oppsettet og prosessene er en av de vanligste fallgruvene når du skal bytte system. Da risikerer du å videreføre de samme utfordringene som gjorde at du besluttet å få et nytt system i utgangspunktet. Wivi-Ann forteller at hennes jobb er å hjelpe deg å finne bedre måter å løse arbeidet på.
– Det handler om å finne løsninger som gjør hverdagen bedre, å få den mer oversiktlig og tilpasset dine prosesser. Dette er en viktig del av arbeidet vi gjør sammen, før løsningen går i drift.
Les også: Syv tegn på at det er på tide å bytte forretningssystem
Viktigheten av å tilpasse løsning til behov
Helt siden vi etablerte oss på 90-tallet, har vi utviklet løsninger for varehandelsbedrifter. En av mytene vi stadig treffer på, er at varehandel er varehandel. I realiteten kan det være store forskjeller innad og mellom de ulike bransjene som må hensyntas i oppsett av en løsning. Like viktige er de små forskjellene.
– To bedrifter kan benytte seg av en gitt funksjon i systemet, men de kan bruke den på helt forskjellige måter, presiserer Trond.
Wivi-Ann forteller at hun selv har opplevd dette før hun begynte hos oss. Den første bedriften hun jobbet i var en produksjonsbedrift som solgte tekstiler B2B og B2C, mens hun senere arbeidet i en handelsbedrift som hadde et titalls agenturer og kun solgte til forhandlere.
– Det var store forskjeller i behov og måter å jobbe på. Da er det også viktig at løsningene tar høyde for forskjellene. I Multicase ERP har vi en rød tråd fra du får en kunde til fakturaen blir registrert, men innenfor disse rammene kan vi gjøre tilpasninger slik at alt flyter bedre, for eksempel med hjelp av ulike moduler og funksjoner, sier hun.
Viktig å vite: Ingen skjulte kostnader
Avtalen du har med Multicase regulerer alt som skjer i samarbeidet. Det betyr at det ikke er noen skjulte kostnader knyttet til, for eksempel, konsulentbruk eller opplæring. Se mer i videoen om Multicase 👇
Av kunder – for kunder
For oss har det alltid vært viktig å utvikle produkter og tjenester som frigjør tid, fjerner frustrasjoner og løser faktiske problemer. Våre grunnleggere kom selv fra kundesiden, hvor de så at det var store muligheter for å gjøre hverdagen bedre og enklere. Det samme har mange av våre ansatte.
Erfaringene vi har gjort oss fra kundesiden gjør at vi forstår bekymringene og spørsmålene du sitter med. Hos oss handler det ikke om å implementere et nytt system, men å sikre at løsningen gjør hverdagen din mer effektiv, oversiktelig og enklere.
Ta en titt på hva andre bedrifter har fått ut av å bruke Multicase her:
- Adeptor: 20 år med Multicase som forretningssystem
- Last_Mile: Ni år med samarbeid – ni år med oppetid
- Klubben AS: Fra svømmehallen til det internasjonale markedet