Seks spørsmål du bør stille deg selv før du bytter ERP-system

Å bytte system kan virke skummelt for mange. Men det blir litt mindre fryktinngytende om du gjør gode forberedelser. Disse spørsmålene bør dere ha et svar på før valget tas.

Driver du en vellykket virksomhet, vil du på et tidspunkt bli tvunget til å endre systemer. Enten fordi du har vokst deg ut av de eksisterende systemene, eller fordi du trenger nye funksjoner for å utvikle bedriften din videre.

I dag er det mange forretningssystemer på markedet, og det kan være utfordrende å finne riktig system for akkurat systemet som er riktig for din bedrift. Etter å ha møtt tusenvis av små og store varehandelsbedrifter de siste tretti årene, har vi kommet frem til seks kritiske spørsmål du bør stille deg selv for å ta det beste valget.

Hva skal systemet gjøre?
Hva er deres utfordringer i dag?
Hvilke krav har dere til funksjonalitet?
Hva er langtidsplanene deres?
Hva er unikt for bransjen deres?
Hvilke andre systemer er dere avhengige av?

1. Hva skal systemet gjøre?

For å besvare dette spørsmålet er det noen avgjørende faktorer du bør komme til bunns i. Først av alt må du bli krystallklar på hva som er kjernen i virksomheten din, og deretter må du avdekke prosessene som er kritiske for driften. Dette kan være alt fra lagerstyring til vedlikehold av produktinformasjon på nettsiden.

Når du har funnet ut av dette, vil du ha dannet grunnmuren for hva det nye systemet skal gjøre. Da blir det også lettere å sammenligne ulike leverandører med hverandre, og det blir vanskeligere å bli blendet av spennende funksjoner og muligheter. «New and shiny» kan være inspirerende, men ikke om det tar fokuset vekk fra de kritiske oppgavene som systemet skal ivareta.

Les mer: Ingen nedetid på ni år

2. Hva er deres utfordringer i dag?

Valget om å bytte et system skjer alltid av en grunn, og som oftest er det fordi du har vokst fra det. Men det er også vanlig at det er en eller to hovedutfordringer som er den utløsende årsaken, og bak dem kan det finnes en rekke andre utfordringer som dere kanskje ikke er klar over selv.

Derfor anbefaler vi alle til å bruke tid på å lage enkle flytdiagrammer hvor dere får oversikt over hvordan de sentrale områdene fungerer hos dere i dag. Få med alle fasene, hvordan det løses og hvem som gjør jobben — altså om det er systemet, mennesker, en tredjepart og så videre.

Ikke bli overrasket om du finner ut at dere bruker enormt mange timer på arbeid som kunne blitt gjort av et system, eller at dere har unødvendig komplekse prosesser.

3. Hvilke krav har dere til funksjonaliteten?

Sannsynligheten er stor for at du har fått ned noen krav på en liste når du tar kontakt med leverandører. Du trenger på ingen måte å ha en ferdig liste når du sonderer markedet, fordi du vil få mye input i prosessen underveis om ting du kanskje ikke har tenkt på selv. Likevel bør du sikte på å lage en liste så snart som mulig.

Listen bør inneholde funksjonalitet som dere ønsker å videreføre, funksjonalitet dere mangler og funksjonalitet dere ønsker dere. Kategoriser det gjerne i:

Må ha
Vil ha
Kjekt å ha

4. Hva er langtidsplanene deres?

Alt for ofte ender en investering i et ERP-system med en ny investering et par år senere, fordi det ikke kan skaleres opp på en god måte. Skjønt, dette påvirkes av de langsiktige ambisjonene til selskapet.

Å spå fremtiden er aldri enkelt, og i en verden som er i kontinuerlig endring vil det dukke opp muligheter du ikke engang tenker på i dag. Fremtidsvisjonen du så for deg i 2021 og 2023 er neppe lik den du ser for deg i dag.

Noen ting er likevel enklere å stå fast ved enn andre. Har du ambisjoner om å vokse i fremtiden? Å utvide virksomhetsområdet? Eller har du tanker om hvordan dere skal jobbe i fremtiden?

Disse ambisjonene må reflekteres i valget av forretningssystem.

5. Hva er unikt for bransjen din?

En av trendene vi har sett de siste ti - tolv årene på tvers av alle bransjer, er at systemporteføljen blir mer spisset mot bransjen du tilhører. Leverandører kan ha utviklet egne systemer som du trenger å forholde deg til, nye lover og regler har kommet på plass, og det økte tilbudet av bransjespesifikk teknologi har gitt nye bransjestandarder.

Du kjenner nok godt til alt det som er unikt for din bransje allerede, men det lønner seg å få det ned på papir. Samtidig kan det være verdt investeringen i å finne ut av hva konkurrentene dine gjør og hvilken retning teknologien utvikler seg. Ikke minst bør du finne ut hva som gjelder for virksomhetsområder du har planer om å gå inn i.

6. Hvilke andre systemer er dere avhengige av?

Forretningssystemet du velger må kunne integreres med andre systemer du benytter deg av, som for eksempel lagerdrift eller regnskap. De fleste systemer kan i dag integreres med andre systemer uten problemer, men dette er ingen garanti.

Og selv om de kan integreres, betyr ikke at de fungerer optimalt. Fortsatt er det slik at svært mange bruker store deler av dagen sin på å legge inn den samme informasjonen flere steder i ulike systemer.

Vi anbefaler deg, før du tar kontakt med potensielle leverandører, å være bevisst på systemporteføljen din. Dersom det mot formodning kreves mye arbeid å få integrert systemene med hverandre, kan du risikere å få en betydelig ekstrakostnad.

Flytt alt fra hode til maskin

Vi mener at det viktigste prinsippet for et godt forretningssystem er å flytte alt det du har i hodet inn i systemet, og la den automatisere prosesser for deg. Da vil du få mye bedre oversikt, sømløs informasjonsflyt og kontroll over alle handelsprosesser. Ikke minst fristiller du mye tid og ressurser som du kan bruke på enda viktigere ting.

Les mer: Klubben AS fikk muligheten til å spesialisere seg

For å komme dit er du avhengig av å velge riktig forretningssystem. Vårt aller beste tips er å ha ambisjonen om å gjøre systemet til din «andre hjerne».

Har du allerede bestemt deg for å bytte forretningssystem?

Da har vi en artikkel du bør lese. I «leverandørens guide til å velge riktig ERP-system» gir vi deg våre beste råd for å unngå dyre fallgruver, slik at du kan bli enda tryggere på valget av nytt system.