Når du skal bytte til et nytt ERP-system, vil du antageligvis ikke være den første i din bransje til å begi deg ut på reisen. Da kan det være lurt å høste erfaringer fra andre selskaper, enten det er konkurrenter, leverandører eller andre du kjenner til. 

Mest sannsynlig vil du finne ut at noen systemer har blitt en bransjestandard, eller at det finnes en dominerende aktør på markedet. Det betyr ikke at systemet er riktig for deg, men du vil da få høstet erfaringer fra andre som har vært i din posisjon. Nå er det ikke sikkert at alle ønsker å oppgi hemmelighetene om forretningssystemet sitt, men vår erfaring tilsier at norske bedrifter stort sett rause og transparente på dette området.

Senere i prosessen blir også sjekk av referanser viktig. Leverandøren bør selv oppgi relevante referanser dere kan kontakte. Om ikke bør dere forsikre dere om at dette blir gitt til dere før dere tar en beslutning.

Er de interesserte i deg eller seg selv?

Du bør ha det samme ambisjonsnivået for et forretningssystem som du har for en partner. Om ikke livet ut, så bør dere i hvert fall sikte på å ha et samarbeid i mange år. Da handler det nesten like mye om relasjonen som løsningen.

Allerede i innsalgsprosessen vil du se tegn på om den potensielle leverandøren er en god match for deg. Bedrifter vi har snakket med, også blant dem som ikke valgte vår løsning, forteller at du bør være oppmerksom på om leverandøren er mest opptatt av å forstå bedriften din eller om de er for opptatt med å snakke om seg selv. 

Opplever du at leverandøren er interessert i å lære om virksomheten din og hvordan dere jobber? Tar de seg tid til å få innblikk i hverdagen deres, eller durer de rett på med PowerPoint og demonstrasjoner?

Les også: Ni år uten nedetid

Det trenger ikke være galt at leverandøren ønsker å vise seg systemet sitt, for det kan hende at de er veldig stolte over hva de kan tilby, eller du kan møte en uerfaren selger som kanskje har jobbet på utviklingssiden tidligere. Altså trenger det ikke å være sort/hvitt, men ta det med i betraktningen. Stol på magefølelsen din! 

Still kontrollspørsmål

Det er én ting bedriftsledere frykter mer enn noe annet når de skal gå til innkjøp av et nytt system: 

Skjulte kostnader.

Historisk har IT-prosjekter alltid medført en viss usikkerhet rundt det totale kostnadsbildet. Det er ofte transparens rundt lisens- eller engangskostnader knyttet til selve kjøpet. Når du derimot skal implementere og tilpasse systemet til bedriften, er det vanlig at du trenger konsulenter eller å kjøpe moduler/funksjoner som ikke var med i det opprinnelige tilbudet. Kostnadene kan fort løpe løpsk.

Ikke alltid, selvsagt. Men svært ofte. For å unngå en uheldig overraskelse bør du først be om et tilbud fra leverandøren. Deretter må du kvalitetssikre tilbudet opp mot kravsspesifikasjonen din, og samtidig stille så mange kontrollspørsmål som du føler at du trenger. Det er bedre å stille ett spørsmål for mye enn å måtte betale én faktura for mye. 

Det du typisk bør finne ut av er hvordan prosessen frem til implementering foregår, og hva du kan forvente i etterkant. Her er det spesielt relevant å få informasjon om supportavtaler, lisenser, konsulenttjenester og opplæring. 

Sett av god tid og vær tålmodig

Å implementere et nytt forretningssystem er en stor og viktig investering som skal bli med deg i lang tid. Et systembytte er en endring, hvor du går fra noe kjent til noe ukjent. Det vil alltid kreve tid og ressurser, og det medfører ofte usikkerhet i organisasjonen – spesielt blant dem som får hverdagen sin påvirket mest.

I sonderingsfasen vil det lønne seg å inkludere nøkkelansatte. Bruk tid på å kartlegge behovene sammen, la de være med i møtene med leverandører og debrief dem i etterkant. Det er bedre å ta en ekstra fot i bakken enn å haste seg frem til kontrakten. Det er lov å sove på det. 

Du bør passe på å ivareta de ansatte på en god måte helt fra start av. Sørg for at de får den informasjonen de trenger, gjør ditt beste med å motivere dem underveis, og involver gjerne leverandøren tidlig gjennom workshops, demonstrasjoner og lignende. 

Vi hjelper deg få riktig løsning – helt gratis

Vi i Multicase tilbyr forretningssystem og nettbutikk som er spesielt tilpasset varehandelen. Hver eneste måned går vi i møter med bedrifter som planlegger å bytte systemer nå eller i fremtiden. Noen blir kunder av oss, andre ikke. Våre løsninger passer ikke for alle, så enkelt er det.

Likevel gir det oss mye verdi i å hjelpe deg på veien mot et nytt system. Vi heier på ambisiøse bedrifter som ønsker å vokse inn i fremtiden. Til syvende og sist kommer det oss alle til gode!